Amazon FBA Buchhaltung: Die ultimative 3-Schritte Anleitung für einen effizienten Workflow

Mit der Selbstständigkeit als E-Commerce Händler bzw. Amazon FBA Seller kommen viele Benefits: Man kann an eigenen Projekten arbeiten, ist sein eigener Chef, kann sich seine Zeit flexibel einteilen und und und…

Allerdings hat die Selbstständigkeit auch ihre Schattenseiten. Eine davon ist die Pflicht zur sorgfältigen Buchhaltung. Sämtliche Eingangs- und Ausgangsbelege müssen für zehn Jahre aufbewahrt und entsprechend sortiert werden, damit Sie für die Erstellung der Steuererklärung verwendet werden können.

Wie Sie sich die Buchhaltung als Amazon FBA Seller vereinfachen können und immer den Überblick bewahren, das erfahren Sie in diesem Beitrag!

1. Rechnungen automatisiert erstellen und verschicken!

Zur Buchhaltung im weiteren Sinne gehört auch die Rechnungserstellung bzw. die Erstellung von Ausgangsrechnungen. Wer hier auf ein Rechnungstool zurückgreift, welches den Rechnungsversand automatisiert, der kann sich viel Arbeit sparen.

Wir empfehlen hierfür Easybill*. Mit Easybill werden Rechnungen nach jedem Verkauf auf Amazon automatisch erstellt und per Mail verschickt. Die Rechnungen können individualisiert, also z.B. mit Ihrem Logo versehen und nach Ihren Bedürfnissen angepasst werden.

In unserem Beitrag erhalten Sie eine Step-by-Step Anleitung, wie Sie Ihre Amazon FBA Rechnungen mit Easybill automatisieren können.

2. Buchhaltung organisieren: Kontoauszüge, Rechnungen digital und/oder physisch in Ordnern abspeichern!

Nachdem Sie sämtliche Kontoauszüge, Eingangs- und Ausgangsrechnungen zehn Jahre aufbewahren müssen, sollten Sie sich ein gutes System aneignen, damit Sie stets selber den Überblick bewahren und Ihre Unterlagen außerdem im Falle einer steuerlichen Betriebsprüfung vollständig vorführbar sind.

Beachten Sie: Hier zählt auch der äußere Eindruck!

Denn dieser kann unter Umständen Rückschlüsse auf Ihre Arbeitsweise bei einem Prüfer zulassen. Wenn Sie also eine sorgfältige Ordnerstruktur haben und alles eindeutig nachvollziehbar ist, wird ein Prüfer Ihnen wohl gesonnen sein und auch eher davon ausgehen, dass Sie Ihr Unternehmen generell sorgfältig und gewissenhaft führen. Buchhaltung und Steuerangelegenheiten sind auch bei Amazon FBA ein wichtiges Thema!

Digitale GOBD-konforme Buchhaltung mit Hilfe von Online-Tools

Es gibt mittlerweile auch Online-Tools, die eine komplett digitale Buchhaltung ermöglichen und dabei auch die Vorgaben der GOBD (Grundlagen ordnungsgemäßer Buchführung) nach Vorgabe des Bundesfinanzministerium  einhalten. Wer sehen möchte wie komplex und unübersichtlich diese Verordnung ist, kann sich hier einen Überblick im offiziellen PDF zur GOBD-Verordnung verschaffen.

Kurz zusammengefasst regelt diese Verordnung folgende Vorgaben an die Sie sich halten müssen, um Ihrer Buchhaltungspflicht vollständig nachzukommen:

  • Ausgangsrechnungen – Ausgangsrechnungen, die z.B. an Ihre Amazon Kunden per Mail verschickt werden, müssen in unveränderbarer Form und revisionssicher archiviert werden. Das heißt, Sie müssen diese so abspeichern, dass sie nicht nachträglich manipuliert/bearbeitet werden können. Das Rechnungstool Easybill* speichert die Rechnungen nicht nur automatisch online ab, sondern protokolliert auch alle Änderungen an Dokumenten im Hintergrund. Somit können Sie dieses System also problemlos nutzen!
  • Eingangsrechnungen – Auch für Eingangsrechnungen, also alle Rechnungen und Belege, die Sie per Mail erhalten, z.B. für den Wareneinkauf oder für Frachtkosten, müssen elektronisch revisionssicher abgelegt werden. Hier empfiehlt sich z.B. der Einsatz von LexOffice, SevDesk oder Datev Unternehmen Online. Über die genannten Anwendungen können Sie alle Belege digital abheften und auch Ihrem Steuerberater zur Verfügung stellen.

Beispiel: So können Sie Eingangsrechnungen mit sevDesk archivieren*:

Auch Papierbelege können Sie mit mit Hilfe der sevDesk App per Foto vom Smartphone hochladen und damit digitalisieren und archivieren.

Wir empfehlen jedoch dringend, die Wahl dieser Software für das Abheften der Belege mit Ihrem Steuerberater zu besprechen, oder einen Berater zu suchen, der sich explizit damit auskennt. Andernfalls entsteht Ihrem Berater damit ein Mehraufwand, der sich unmittelbar auf Ihre Kosten niederschlägt – und das sollten Sie natürlich vermeiden.

Alternative: Buchhaltung in Papierform: Ausdrucken von Belegen und Anlegen von Ordnern

Die Alternative, welche immer noch überwiegend in Deutschland genutzt wird, ist die Buchhaltung in Papierform.

“Old-School” werden Belege ausgedruckt und in Ordnern angelegt. Es empfiehlt sich hier, je nach Anzahl der vorhandenen Belege quartals- oder monatsweise Ordner anzulegen und die Belege dort einzusortieren.

Als Ergänzung ist es hilfreich, die Belege auch digital abzuspeichern. Dafür sollten Sie z.B. in einem Google Drive Ordner anlegen. Eine Sortierung könnte dort wie folgt aussehen:

Jahr → Monat → Kontoauszüge, Rechnungen etc., also z.B.:

So haben Sie jederzeit vollen Zugriff und Überblick über Ihre Belege, auch von unterwegs.

3. Belege buchen oder Abgabe der Unterlagen an den Steuerberater

Im letzten Schritt müssen dann die Belege gebucht werden. Das heißt nichts anderes als dass hinter Ihre Kontoauszüge jeweils die entsprechenden Eingangs- und Ausgangsrechnungen angeheftet werden (entweder online oder eben offline in Papierform) und anschließend zur Auswertung in ein Finanzbuchhaltungs-Programm per Export eingespielt bzw. händisch eingetippt werden.

Bis auf wenige Unternehmer, die die internen Ressourcen und auch das Know-how haben, sollten Selbstständige hier mit einem Steuerberater zusammenarbeiten.

Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater haben Sie zwei Möglichkeiten:

Entweder Sie übergeben Ihre Ordner komplett an den Steuerberater oder Sie buchen selbst, z.B. mit DATEV Rechnungswesen, und leiten Ihre Vorarbeit nur an Ihren Steuerberater weiter.

Letzteres hat den Vorteil, dass Sie sich so einiges an Kosten sparen, setzt allerdings auch voraus, dass Sie sich ein bisschen in das Programm einarbeiten und die Grundzüge des Belegebuchens kennen. DATEV hat ein sehr hilfreiches Forum, in dem man bei Fragen oder Unsicherheiten der Regel immer eine Antwort oder Hilfe findet.

Welche Strategie zu Ihnen passt, sollten Sie selbst entscheiden und mit Ihrem Steuerberater besprechen. Wir empfehlen Einsteigern, diese Aufgaben vom Steuerberater übernehmen zu lassen, da Sie sich schon mit genug Aufgaben und Herausforderungen auseinandersetzen müssen, um ein erfolgreiches Unternehmen zu starten!

Unter Einsatz von Buchhaltungs-Tools können Sie Ihrem Steuerberater die Arbeit deutlich vereinfachen:

  • Kontoauszüge – Der Steuerberater kann mit einer Anbindung an Ihr Bankkonto die Kontoauszüge in sein Buchhaltungsprogramm (häufig von DATEV) automatisch einspielen.
  • Belege – Die Eingangsrechnungen (also Belege, die Sie von fremden Anbietern erhalten haben) können Sie digital abheften und Ihrem Steuerberater darüber zur Prüfung zur Verfügung stellen. Ob Sie sich für SevDesk*, Lexoffice oder DATEV Unternehmen Online entscheiden liegt bei Ihnen bzw. bei den Vorlieben Ihres Steuerberaters.
  • Buchungs-Export – Wenn Sie für die Rechnungsstellung und Versand ein Tool wie Easybill* nutzen, können Sie Ihrem Steuerberater einen DATEV Buchungs-Export zur Verfügung stellen. Der Steuerberater spart damit viel Zeit – und Sie damit hohe Kosten! Dies ist vor allem dann unumgänglich, wenn Sie einmal höhere Verkaufszahlen auf Amazon haben und sich das Ausdrucken oder Sortieren von tausenden Belegen nicht lohnen würde.

So haben Sie in drei Schritten einen effizienten und sicheren Weg, wie Sie Ihre Buchhaltung organisieren, GOBD-konform archivieren und Ihrem Steuerberater für die Buchung der Belege zur Verfügung stellen.

Tipps für eine übersichtliche Buchhaltung

Die Buchhaltung ist für jeden Unternehmer unumgänglich und wichtig.

Damit das Thema zumindest weniger unangenehm für Sie wird, können Ihnen folgende Tipps helfen:

  • Feste Tage – Planen Sie feste Tage im Monat für die Buchhaltung ein. Wählen Sie bestenfalls einen Tag pro Woche, an dem Sie sich, je nach Umfang, für einige Stunden ausschließlich der Buchhaltung (dem Abheften von Belegen) widmen. Dies sorgt einerseits für mehr Routine, aber verhindert auch, dass Sie den Überblick verlieren. Denn je mehr Zeit vergeht, desto weniger kann man sich womöglich an einige Vorgänge erinnern.
  • Sorgfältiges Arbeiten – Sorgfältiges und strukturiertes Arbeiten ist das A & O bei der Buchhaltung. Legen Sie sich Listen für Ihre Workflows an, auf die Sie bei Bedarf zurückgreifen können. Die Aufgaben wiederholen sich in der Regel immer wieder und somit tauchen auch meist dieselben Fragen vermehrt auf. Wenn Sie sich die Vorgehensweise aufschreiben, wissen Sie beim nächsten Mal sofort, was Sie zu tun haben.
  • Steuerberater fragen – Wenn Sie sich unsicher sind, fragen Sie Ihren Steuerberater! Es hilft nichts, an dieser Stelle zu sparen. Investieren Sie lieber am Anfang in eine kleine Einweisung, an der Sie sich in Zukunft orientieren können, damit die Buchhaltung “in trockenen Tüchern” ist.

Vorteile einer ordentlichen Buchhaltung zusammengefasst:

Eine ordentliche Buchhaltung hat viele Vorteile für Sie:

  • Weniger Kosten – Wenn Sie ein gutes System integrieren, sparen Sie sich viele Kosten im Vergleich zu denjenigen Amazon Sellern, die einen ganzen Schuhkarton von Belegen zu Ihrem Steuerberater bringen, welcher dieser erst sortieren muss. Übernehmen Sie diesen Schritt selbst und lernen Sie, wie das Zuordnen/Abheften funktioniert.
  • Überblick – Eine ordentliche Buchhaltung ermöglicht Ihnen jederzeit einen Überblick über Ihre geschäftliche Entwicklung. Sie sind leichter in der Lage, Auswertungen und Controlling vorzunehmen, was Sie wiederum bei unternehmerischen Entscheidungen unterstützen kann.
  • Guter Eindruck – Zuletzt hinterlässt es auch einen positiven Eindruck beim Finanzamt im Falle einer Betriebsprüfung. Denn wie bereits erwähnt: Der äußere Eindruck zählt! Dieser Punkt wirkt sich dann ggf. also auch wieder auf niedrigere Kosten aus.

Fazit zur Buchhaltung für Amazon FBA Seller:

Kein Amazon FBA Seller kommt um die Buchhaltung herum.

Mit den entsprechenden Tools und ein paar Tipps und Tricks wird es Ihnen jedoch wesentlich leichter fallen. Darüber hinaus sparen Sie so unter Umständen auch Zeit und Geld für den Steuerberater, damit Sie Ihren Hauptfokus auf Ihr tägliches Amazon Geschäft legen können.

Als Rechnungsprogramm empfehlen wir Amazon FBA Sellern Easybill. Sie können Easybill sogar 30 Tage kostenlos testen.*

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